Der Freigabeablauf wird bezüglich der ablauforganisatorischen Verwaltung (Workflowmanagement) in einem PDM-System stärker strukturiert. Hierfür stehen die folgenden Hilfsmittel zur Verfügung:

Freigabestatus

Die Grundzustände einer Unterlage oder eines Produktes werden durch Freigabestait gekennzeichnet, wie beispielsweise "In Arbeit", "In Prüfung" oder "Freigegeben". Für einen Freigabeablauf kann eine beliebige Anzahl unterschiedlicher Stati definiert werden.

Reifegrad

Die Phasen des Produktanlaufs bzw. -durchlaufs eines Produkts oder einer Unterlage werden durch den Reifegrad beschrieben. Auch hier lässt sich eine beliebige Anzahl von Reifegraden definieren.

Prüfabläufe

Die Übergange zwischen den möglichen Status/Reifegradkombinationen werden durch die ihnen zugeordneten Prüfabläufe festgelegt. Ein Prüfablauf enthält alle erforderlichen Schritte, die durchlaufen werden müssen, damit eine Unterlage, ein Produkt oder ein Projekt einen anderen Status erreicht.

In der Regel werden Produkte und Artikel nicht einzeln freigegeben, sondern bezüglich eines freigegebenen Erzeugnisses. Durch die Produkt- und, wenn vorhanden, die Dokumentenstruktur werden Teile- und Dokumentenlisten erstellt, die die zu einer Erzeugnisfreigabe gehörenden Neuteile und Dokumente erfassen.