Vor der Anwendung von PDM-Systemen müssen alle benötigten Objekte (z.B. Stammdatensätze, Datensätze zur Beschreibung der Struktur etc.) zuvor im Repository definiert werden. Zu diesen Angaben zählen auch die Relationen der einzelnen Objekte untereinander und die einzuhaltenden Bedingungen für die Konsistenz der Daten im System. In der Datenbanktechnologie werden diese Objekte und Beziehungen in einem Datenbankschema abgebildet. Die Komplexität der PDM-Anwendungen erfordert über diese Mittel der Datenbanken hinaus noch weitere Definitionen. Zu diesen gehören die Struktur und Organisation aller außerhalb der Datenbank liegenden Daten (z.B. der Files in den Vaults), die anwenderspezifische Datenrepräsentation sowie die Integration in die IT-Landschaft aus beispielsweise CAD- und ERP-Anwendungen. Das Repository eines PDM-Systems stellt die Möglichkeit bereit, Definitionen in einer einfach auswertbaren und vor allem bei Bedarf leicht veränderten Form zu speichern. Darin enthalten sind auch alle Informationen, wie im System Daten während der Nutzung angelegt, geändert, abgefragt und gelöscht werden können. Der Prozess des Customizing passt das Verhalten und Erscheinungsbild eines PDM-Systems im Repository den Vorgaben einer Organisation oder eines Unternehmens an.