Bei Lösungen oder Anwendungen, die auf die Erfassung großer Mengen an externen Dokumenten zugeschnitten sind und neben der reinen Abtastung der Unterlagen durch den Scanner auch Werkzeuge zur Nachbereitung enthalten, wird vom Data Capturing gesprochen.

Repräsentation der Produktstruktur mit Baugruppen und Einzelteilen und deren Geometrie mit dem Ziel, Optimierungen über Modifikationen in der Baugruppenstruktur und Simulation, wie Ein- und Ausbauuntersuchungen, durchzuführen.

Der Digital Mockup versteht sich als eine zentrale Datenhaltung aller aktuellen 3D-CAD Daten eines Fahrzeugs und stellt einen virtuellen Komponentenzusammenbau im Maßstab 1:1 dar. Er dient als Datenpool für die Bereiche der Konstruktion, Simulation, Analyse und Fertigungsplanung.

• Durch einen definierten Prozess wird sichergestellt, dass die Anwender immer auf die aktuellsten Entwicklungsstände zurückgreifen.
• Die einzelnen Datensätze sind durch eine Zusammenbaustruktur miteinander logisch verknüpft.
• Der Digital Mockup ist das Instrument, um digitale Baugruppen interdisziplinär darzustellen (“Design in Context”), zu diskutieren und zu modifizieren, ohne einen kostspieligen Teststand dafür zu verwenden.
• Der Digital Mockup begleitet die Entwicklung durchgängig, von Anfang an und wird selbst nach dem Start der Serienproduktion des Produktes weiter aktualisiert und gepflegt.
• Der Digital Mockup versteht sich als eine zentrale Datenhaltung aller aktuellen 3D-CAD Daten eines Fahrzeugs und stellt einen virtuellen Komponentenzusammenbau im Maßstab 1:1 dar. Er dient als Datenpool für die Bereiche der Konstruktion, Simulation, Analyse und Fertigungsplanung.

Das Dokument wird durch die DIN 6789 als "... eine als Einheit gehandhabte Zusammenfassung oder Zusammenstellung von Informationen, die nicht flüchtig auf einen Informationsträger gespeichert sind", definiert.

Technische Dokumente sind nach der DIN 6789 Dokumente in der für technische Zwecke erforderlichen Art und Vollständigkeit. Diese werden in drei Kategorien eingeteilt:

• Primärdokumente: Technische Zeichnungen, CAD Modelle Produktspezifikationen sowie Lasten- und Pflichtenhefte gehören zu den so genannten Entwicklungsdokumenten. Sie beinhalten die produktdefinierenden Definitionen.
• Sekundärdokumente: In diese Kategorie fallen Fertigungsdokumente wie z.B. Prüf- und Arbeitspläne, Einrichteblätter, NC-Modelle und Werkzeug- und Maschinenzeichnungen.
• Tertiärdokumente: Hierunter fallen alle Dokumente, die während der Phase der Produktnutzung verwendet werden. Beispiele sind Bedienungshandbücher, Ersatzteilkataloge, Wartungs- und Betriebsanweisungen sowie Recyclingberichte. Hierfür wird häufig der Begriff "Technische Dokumentation" verwendet.

Neben den technischen Dokumenten existieren "kommerzielle Dokumente". Beispiele sind hier Angebote, Rechnungen und Lieferscheine.

Dokumente existieren u.a. in folgenden Formaten:

• neutrale auf Industriestandards basierende Formate, wie TIFF oder PDF,
• proprietäre CAD-Formate, so genannte native Formate,
• spezifische Textformate (Word) und
• Standardformate (XML, STEP, SGML,..).

Um ein Dokument vollständig zu definieren und zu interpretieren, werden neben dem Format der Inhalt und das Layout benötigt. Darüber hinaus enthalten viele Dokumente eine Dokumentstruktur.

Innerhalb des CM wird hierunter die Tätigkeiten verstanden, die die Information und Dokumentation über eine aktuelle und genehmigte Baseline sowie den Fortschritt und Status einer darauf basierenden Änderung betrifft. Diese kann in drei Schritte eingeteilt werden:

• Informationssammlung (data capturing): Dazu gehören alle im Vertrag festgelegten Informationen sowie weitere interne die Änderungen betreffenden Daten, wie beispielweise Änderungsalternativen, -anträge, genehmigungen, Durchführungsvorschriften oder Austauschmaßnahmen. In der Regel liegen diese Daten in verschiedenen PC-Datenbanken oder auf Papier verteilt vor.
• Informationsaufbereitung (data processing): Hier werden die vertraglich festgelegten Informationen in einer für den Kunden verarbeitbaren Form aufbereitet. Das Format wird entweder durch eine Norm, z.B. dem MIL-STD 2549, oder durch die Vertragsbedingungen des Kunden festgelegt.
• Informationsverteilung (data reporting): Dies betrifft alle internen und/oder externen Berichte in Papier oder DV-Form bezüglich einer Änderung.

Siehe: Konfigurationsmanagement, Konfigurationsmodell

Das Dokumentmanagement-Modul verwaltet unternehmensweit alle Dokumente mittels der Vault-Technik. Es umfasst die Funktionen: Scannen, Erstellen, Verwalten, Weiterleiten, Ablegen, Archivieren, Suchen und Abrufen von Dokumenten, wobei diese durch den Vault geschützt und durch die Metadaten beschrieben werden. Damit umfasst das Dokumentenmanagement nicht nur die Verarbeitung von rechnerunterstützt generierten Dokumenten, sondern bindet auch konventionell erstellte Unterlagen, wie Papierzeichnungen und Mikrofilme mit in die parallele Bearbeitung ein. Darüber hinaus können Dokumente mit einer frei definierbaren Ordnerstruktur klassifiziert werden.

Folgende Schlüsselfelder identifizieren einen Dokumentenstammsatz eindeutig:

Dokumentennummer

Unterlagen werden anhand der Dokumenten eindeutig identifiziert. Dabei existieren verschiedene Möglichkeiten die Dokumentennummer zu erzeugen. Im Folgenden einige Beispiele:

• manuelle Eingabe
• Generierung aus dem PDM-System als laufende Nummer
  (reine Zählnummer)
• Übernahme aus dem Artikelstammsatz
  (Voraussetzung: Sachnummer = Unterlagennummer)

Blattnummer

Die Blattnummer wird bei bestimmten Anwendungen, beispielsweise im Werkzeugbau oder bei Schemazeichnungen, benötigt, um so Folgeblätter zu kennzeichnen.

Änderungsindex

Mit dem Änderungsindex wird der aktuelle Änderungsstand eines Dokuments gekennzeichnet.