Die Handhabung von Änderungen an einem Stammsatz wirft die Frage auf, wie die Änderung gegenüber dem Ausgangszustand innerhalb der Relationen, beispielsweise in Stücklisten oder Dokumentenstrukturen, behandelt werden soll. Die folgenden vier Fälle treten bei der Definition einer Beziehung auf:

• Statische Referenzierung: Die Relation gilt für ein bestimmtes Element. Ein Revisionswechsel (= Inkrementierung des Änderungsindex) eines Elements bedingt keine Änderung des alten Status in der Beziehung. Die Übernahme der neuen Revision muss manuell erfolgen. Beispielsweise bleibt nach der Änderung eines in einer Stückliste verwendeten Artikels in der Struktur der alte Artikel erhalten.
• Dynamische Referenzierung: Ein Revisionswechsel führt automatisch zur Anzeige des aktuellsten Zustandes in einer Beziehung unabhängig vom jeweiligen Freigabestatus.
• Zeitgesteuerte Referenzierung: Eine neue Version wird zeitgesteuert in eine Relation übernommen. Durch die Angabe von Gültigkeitszeiträumen lässt sich so z.B. der Zeitpunkt für den Einsatz eines Produktes definieren.
• Ereignisgesteuerte Referenzierung: Durch das Eintreten eines bestimmten Ereignisses wird eine neue Version in die Beziehung übernommen, beispielsweise das Aufbrauchen des Bestandes an Altteilen, oder eine bestimmte Seriennummer bedingt die Freigabe des entsprechenden Elements.

Vor der Anwendung von PDM-Systemen müssen alle benötigten Objekte (z.B. Stammdatensätze, Datensätze zur Beschreibung der Struktur etc.) zuvor im Repository definiert werden. Zu diesen Angaben zählen auch die Relationen der einzelnen Objekte untereinander und die einzuhaltenden Bedingungen für die Konsistenz der Daten im System. In der Datenbanktechnologie werden diese Objekte und Beziehungen in einem Datenbankschema abgebildet. Die Komplexität der PDM-Anwendungen erfordert über diese Mittel der Datenbanken hinaus noch weitere Definitionen. Zu diesen gehören die Struktur und Organisation aller außerhalb der Datenbank liegenden Daten (z.B. der Files in den Vaults), die anwenderspezifische Datenrepräsentation sowie die Integration in die IT-Landschaft aus beispielsweise CAD- und ERP-Anwendungen. Das Repository eines PDM-Systems stellt die Möglichkeit bereit, Definitionen in einer einfach auswertbaren und vor allem bei Bedarf leicht veränderten Form zu speichern. Darin enthalten sind auch alle Informationen, wie im System Daten während der Nutzung angelegt, geändert, abgefragt und gelöscht werden können. Der Prozess des Customizing passt das Verhalten und Erscheinungsbild eines PDM-Systems im Repository den Vorgaben einer Organisation oder eines Unternehmens an.

Hierbei werden alle Anforderungen, die während der Produktdefinition von der Kundenspezifikation bis zur Auslieferung anfallen, in Form eigenständiger Informationsobjekte erfasst und verwaltet. Eine Zuordnung dieser Objekte erfolgt entsprechend den Projekten, Funktionsstrukturen, Produktstrukturen, Dokumenten oder gegebenenfalls Testelementen zur Überprüfung der Anforderungserfüllung. Veränderungen der Anforderungen sowie die Auswirkungen dieser Veränderungen auf die verknüften Objekte werden im Rahmen der Change Impact Analysis über den gesamten Lebenszyklus verfolgt.