Das Freigabemanagement eines PDM-Systems regelt die Verwaltung und Steuerung der Freigabeabläufe. Für die Freigabe von Dokumenten, Projekten oder Produkte können verschiedene Abläufe etabliert werden. so dass innerhalb dieser die Bearbeitungs- bzw. Freigabestati festgelegt werden. Es besteht eine enge Verbindung zwischen Freigabe- und Änderungsmanagement.

Die im folgenden beschriebenen Lebensphasen eines Produktes charakterisieren am besten das Freigabe- und Änderungsmanagement:

• Zukunft: In dieser Phase wird ein Artikel entworfen bzw. eine Änderung durchgeführt.
• Gegenwart: In diesem Zeitraum wird das Produkt gefertigt.
• Vergangenheit: In dieser Phase befinden sich alte Änderungszustände bzw. der letzte Änderungszustand nach einem Verbot.

Die Übergänge zwischen den Phasen und deren Auslösung sind:

• Zukunft => Gegenwart
  Freigabe- bzw. Änderungsgenehmigung
• Gegenwart => Zukunft
  Änderungsantrag
• Gegenwart => Vergangenheit
  Verbot

Die Übergänge sind in der Regel mit Nachrichten, Anträgen und Genehmigungen verbunden.