Die Bereiche der Systemverwaltung, die der Ablage von Files der PDM-Fileverwaltung dienen, werden Sicherheitsbereich oder Vaults genannt. In dem Vault (Datenbank) und Vault-Location (File-System) werden Geschäfts- und Datenobjekte werden , die nicht mehr im Besitz eines Anwenders sind und etwa für die Langzeitarchivierung vorgesehen sind. Ein Vault kann eine physische Datenbank auf einem Server einschließen oder eine auf mehrere Maschinen verteilte logische Datenbank umfassen.

In PDM-Systemen wird mit dem Konzept der Vaults ein flexibles und sicheres Instrument für das Daten- und Dokumentenmanagement bereitgestellt. Die zur Verfügung stehenden privaten  und öffentlichen Vaults unterscheiden sich nur in den Zugriffsrechten der PDM-Anwender. Der Besitzer eines privaten Vaults besitzt in der Regel darauf alleiniges Zugriffsrecht, wohingegen für öffentliche Vaults den verschiedenen Anwendern, Gruppen oder Rollen unterschiedliche Nutzerrechte zu gewiesen werden. Mit dem Besitz eines Vaults ist man auch Eigentümer der darin enthaltenen Dateien. Durch Verschieben von Objekten von Vault zu Vault können somit auch die Eigentumsrechte zu anderen PDM-Anwender übertragen werden. Da Objekte sowohl einzeln als auch in Gruppen transferiert werden können, können mit einer Aktion die Rechte für verknüpfte Objekte verlagert werden.

Dieses Konzept ist die Grundlage für die prozessorientierte Teamarbeit, bei der so die Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort gelangen.
(siehe: Workflowmanagement)