Ein Workflow ist als ein abgegrenzter, in den meisten Fällen arbeitsteiliger Vorgang definiert, der zur Erstellung oder Verwendung betrieblicher Leistungen führt. Dabei spielt der dynamische Ablauf des Vorganges von seiner Initiierung bis zu seinem Abschluss eine besondere Rolle.

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Das Workflowmanagement bzw. Prozessmanagement eines PDM-Systems werden Funktionalitäten zur Definition von Prozessschritten und deren Verkettung zu bestimmten Arbeitsabläufen (z.B. Änderungsvorgang) bereitgestellt. Die Anwenderrollen für jeden Prozessschritt können mit spezifischen Benutzerrechten zur Ausführung der Aktion zugeordnet werden. Das Workflowmanagement sorgt mit Hilfe des Vault-Konzeptes dafür, dass PDM-Objekte, wie Stammsätze, Dokumente, etc., die einzelnen Prozessschritte entsprechend den Festlegungen durchlaufen. Das Workflowmanagement basiert auf den Bausteinen für Teile- und Dokumentenmanagement sowie für Modell- und Zeichnungsverwaltung.

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