In den letzten Jahren hat die Disziplin des Wissensmanagements (WM) zunehmend an Bedeutung gewonnen. Die Unternehmensstrategie soll dafür sorgen, dass vorhandenes Wissen in der gesamten Wertschöpfungskette zur Verfügung steht und vermehrt werden kann, um so bei gestiegenen Anforderungen an Qualität, Kosten und Zeit der Produktion Geschäftsprozesse zu optimieren. Bewährte Rationalisierungsmaßnahmen, z.B. Lean Production, haben zwar durch Auslagerung vieler Hilfsprozesse eine erste Optimierung ermöglicht, doch die damit einhergehende räumliche Trennung von ? oft in Kooperation ablaufenden ? Produktionsprozessen hat andererseits die prozessübergreifende Nutzung von Wissen unterbrochen. Daher ist heute vor allem im produzierenden Gewerbe ein dramatisch steigender Bedarf an Wissensmanagementsystemen festzustellen, die in der Lage sind, diese Lücken zu schließen.
Tatsächlich haben neuere Untersuchungen gezeigt, dass bereits die Vernetzung und der einheitliche Zugriff auf im Unternehmen schon vorhandene Informationen die Wiederverwendung und Neuschöpfung von Wissen beträchtlich steigert, Mehrfachentwicklungen vermeidet sowie Entwicklungskosten und -zeiten senkt. Doch es ergeben sich Einschränkungen, wenn bereits CAx-Systeme, wie CAD und CAE, aber auch Office-Anwendungen zur Dokumentation, verwendet werden:
Die hier jeweils gespeicherten Informationen sind häufig so komplex und heterogen, dass herkömmliche Verfahren zur Erschließung und Wiederverwendung dieses Wissens ungeeignet sind. Außerdem erfolgt die Informationserschließung häufig unter Kontrolle von Informationsmanagementsystemen wie PDM oder ERP. Die daraus resultierenden technischen Probleme (Informationsverluste an Schnittstellen, Kosten, Umstellungsaufwand?) vermindern die Akzeptanz bei den Anwendern und damit den Nutzeneffekt.
Das kann vermieden werden, wenn ein schon vorhandenes PDM-System den Kernbaustein für ein Wissensmanagement-Tool bildet. Damit bestehende Informationsressourcen ihre Unabhängigkeit behalten, aber über eine einheitliche Oberfläche allen Beteiligten zugänglich sind und so den Wissenskreislauf im Produktionsprozess durchgängig unterstützen, empfiehlt sich die Einführung eines firmenspezifischen Wissensportals, das mit Hilfe eines sogenannten »förderierten« Produktinformationssystems auf vorhandene Daten zugreift, sie verknüpft, klassifiziert und bewertet, ohne dass sie angepasst werden müssen.
So kann die Lücke zwischen operativen Informationssystemen, die einer kleinen Gruppe von Fachanwendern vorbehalten sind, und übergreifenden Informationswerkzeugen, wie Groupware und Intranet, die eine Vielzahl von Informationen, aber keine Zusammenhänge vermitteln, geschlossen werden. Damit ist ein föderiertes Produktinformationssystem ein wesentlicher Schritt, um den heute geforderten Übergang vom Produktdaten- zum Produktwissensmanagement zu vollziehen.