Im Bereich des EDM/PDM-Datenaustausches mittels STEP liegen bei weitem noch nicht die Erfahrungen vor wie z.B. für CAD. Dies liegt weniger an den derzeit verfügbaren Prozessoren sondern vielmehr am semantischen und firmenspezifischen Charakter der Daten.
Im Rahmen des Datenaustausches zwischen EDM/PDM-Systemen kann zwischen synchroner (online) und asynchroner (offline) Kommunikation unterschieden werden. Bei der synchronen Kommunikation steht der direkte Zugriff im Mittelpunkt, wofür Techniken wie CORBA und XML eingesetzt werden können. Beim asynchronen Datenaustausch werden die Daten repliziert und als Dateien versendet, wobei es derzeit keine sinnvolle Alternative zu STEP gibt.
EDM/PDM-relevante Daten, wie Materialdaten, Produktstrukturen oder Klassifizierungen sind jedoch anwendungsübergreifend ? und finden sich daher in mehreren Anwendungsprotokollen wieder. Dieser Umstand führte in der Vergangenheit häufig zu Problemen beim Datenaustausch, da die einzelnen AP nicht aufeinander abgestimmt waren. Seit 1995 beschäftigen sich daher PDES und ProSTEP mit einer Harmonisierung der einzelnen AP bezüglich der PDM-relevanten Daten. Mit der Version 1.2 des PDM Schema liegt inzwischen ein ausgereifter Standard zum Datenaustausch vor.
Nach Definition von PDES und ProSTEP beschreibt das STEP PDM Schema ein Referenzmodell für eine gemeinsame Untermenge an Daten, die durch EDM/PDM-Systeme verwaltet werden. Diese Untermenge entstand aus gemeinsamen Anforderungen und Datenstrukturen einer Reihe von STEP Anwendungsprotokollen, die in der Konstruktion und Entwicklung mechanischer bzw. elektrischer Baugruppen im Einsatz sind, darunter die AP 203, AP 212, AP 214 und AP232. So umfasst das STEP PDM Schema u.a. die Identifikation und Klassifikation von Teilen und Dokumenten, Teile- und Dokumentenstrukturen (z.B. Baugruppen), Verweise auf externe Dateien, Authorisierung sowie Konfiguration und Gültigkeit.
Umsetzungen in Form von STEP-Konvertern sind für zahlreiche EDM/PDM-Systeme bereits erhältlich. In der Regel werden dabei sogenannte physical files gemäß der ISO 10303 Part 21 ausgetauscht; ein Datenaustausch auf XML-Basis ist bereits vorgesehen.