In den letzten zehn Jahren hat sich die Verwaltung von Produktdaten und Engineering-Prozessen grundlegend geändert. Waren zuvor Eigenentwicklungen im Einsatz, gibt es heute eine Vielzahl an Standardsoftware-Paketen, die einen soliden Umfang an Basisfunktionalitäten mitbringen und mit mehr oder weniger großem Aufwand an die jeweiligen Unternehmensspezifika angepasst werden können.
Genau dort liegt ein großes Problem: Die Auswahl nach der sehr verkürzten, aber beliebten Methode »man nehme einfach eines der Top-5-Systeme und lege los« ist bei einem für EDM/PDM-Projekte typischen Dienstleistungsanteil von 1/3 bis 2/3 alles andere als geschäftlich sinnvoll. Allein bei den Einführungskosten sind so bereits Differenzen im sechsstelligen Bereich vorprogrammiert.
Aufgrund der häufig notwendigen vielfältigen Anpassungen an die unternehmensspezifischen Prozesse und der engen Verzahnung mit anderen IT-Systemen kann eine optimal geeignete EDM/PDM-Software nur über ein firmenindividuelles Bewertungsmuster gefunden werden.
Klassisch werden für derartige Messungen sogenannte Benchmarks eingesetzt. Dabei werden mehrere für das Unternehmen typische Referenzszenarien definiert, an Hand derer meist drei oder vier Systemanbieter ihre ganz spezielle Produkteignung bzw. Lösungskompetenz demonstrieren. Passende Kandidaten hierfür werden im voraus, z.B. auf Basis von Kriterienkatalogen oder Referenzkunden ermittelt.
Je individueller der Einsatz eines PDM-Systems erfolgen soll, um so weniger stehen während des Benchmarks die funktionaltechnischen Aspekte der Systeme selbst im Vordergrund, sondern vielmehr deren Integrationsfähigkeit in das Unternehmen. Typische Referenzszenarien könnten beispielsweise folgende Aspekte beinhalten:
Zur Modellierung der einzelnen Abläufe eignen sich Methoden des Software Engineerings. Ein Standard, der viele Möglichkeiten auf verschiedensten Abstraktionsebenen bietet, ist die Unified Modelling Language (UML), aus deren Umfang ein typisches Szenariodiagramm in der Abbildung unten dargestellt ist. Der Einsatz eines derart normierten Vorgehens hat nicht nur den Vorteil, dass zwischen Industrieunternehmen und Softwareanbieter schnell eine gemeinsame Sprache gefunden wird, sondern es können darüber hinaus die während des Benchmark-Projektes geleisteten Vorarbeiten teilweise in der späteren Einführungsphase weiterverwendet werden.
Zur Auswertung des Benchmarks eignen sich verschiedene, komplexe Variationen der Nutzwertanalyse, bei der über Zielwertgewichtung die benutzerspezifischen Präferenzen mit dem jeweiligen Erfüllungsgrad ins Verhältnis gesetzt werden.
Die im Rahmen des Benchmarks festgestellte Priorisierung sollte eine rein technische Bewertung sein. Der letztendliche Systemvorschlag an das Management wird durch zusätzliche wirtschaftliche und strategische Untersuchungen komplettiert.