Mit der Einführung von PDM-Systemen beherrschen Unternehmen die Datenverwaltung und Prozesse bei der Entwicklung neuer Produkte. Neben diesen zentralen Aufgaben des Produktdatenmanagements können Reporting-Funktionalitäten die tägliche Arbeit der Entwickler und Konstrukteure erleichtern, in dem sie aus Produktdaten und -strukturen Informationen, wie Stücklisten oder Teileverwendungsnachweise, bereitstellen. Ebenso können sich Projektleiter in Reports darüber informieren, welche oder wie viele Änderungen eines Bauteils oder einer Baugruppe während eines laufenden Projektes durchgeführt wurden. Gerade durch Entwicklungsmethoden, wie dem Concurrent Engineering, werden Berichte, wer, wann und wo ein Bauteil konstruiert hat, für die Transparenz der Arbeitsprozesse immer wichtiger.
Im Allgemeinen wird der Prozess, der auf die Daten in einer Datenbank zugreift, diese formatiert und so als Informationen unternehmensweit zur Verfügung stellt, als Reporting bezeichnet. Derzeit präsentieren verschiedene Anbieter Lösungen, mit deren Hilfe Reports aus Datenbanken generiert werden. Ein Nachteil dieser Werkzeuge besteht aber noch darin, dass sie mit ihren Anfragen direkt auf die Datenbank zugreifen und dabei die in den PDM-Systemen enthaltene Logik der Metadaten unberücksichtigt lassen. Die zukünftige Entwicklung dieser Systeme führt aber in diese Richtung. So bieten beispielsweise Hersteller, wie Business Objects (Crystal Reports) oder Cognos (ReportNet) schon Lösungen zur Erstellung von Berichten aus dem ERP-System SAP an.
Im Fall von PDM-Systemen ist es das Ziel, aus den Metadaten der interessierenden Geschäfts- und Datenobjekte Berichte in Form beliebig formatierbarer Dateien zu erzeugen. Im Fokus des Reporting-Prozesses steht hier auf der einen Seite die Abfragegenerierung und auf der anderen die Darstellung der Suchergebnisse. Bisher setzen PDM-Systeme fundierte Kenntnisse in SQL oder ähnlichen Zugriffssprachen voraus, um verschachtelte, komplexe Abfragen zu formulieren. In der Praxis hat es sich bisher aufgrund mangelnden Programmierwissens der meisten Anwender bewährt, für regelmäßig wiederkehrende Vorgänge vordefinierte, unternehmensspezifische Standardabfragen zur Verfügung zu stellen. Die Benutzer können so ihre regelmäßigen Anfragen starten und dann aus den Suchergebnissen die benötigten Berichte erstellen.
Die PDM-Hersteller und unabhängige Lösungsanbieter beschreiten derzeit den Weg Module zum Reporting zu entwickeln und anzubieten. Ein besonderes Augenmerk liegt hier auf die Generierung von Stück- und Dokumentenlisten, wie die bereits vorhandenen BOM-Editoren verschiedener PDM-Systeme zeigen. Diese Module setzen sich, wie oben dargestellt aus Abfragegenerierung und Layout-Generator zusammen.
Die Abfragegenerierung stellt dem Anwender zur Suche dynamische Eingabemasken zur Verfügung. Aufgrund der Mehrstufigkeit der Dialogfelder können so auch Suchen entlang der Relationen der Geschäftsobjekte formuliert werden. Aus den Suchergebnissen lassen sich die für den Bericht relevanten Geschäftsobjekte mit den gewünschten Attributen auswählen. Aus der Selektion erstellt der Layout-Generator dann die gewünschten Berichte, deren Layout in den Ausgabeformaten dem jeweiligen Corporate Identity angepasst werden. Oft sind für die Weiterverarbeitung mit anderen Anwendungen auch systemunabhängige Ausgabeformate, wie HTML, RTF oder XML möglich.
Ein Beispiel für ein Reporting-Tool, das direkt auf die PDM-Metadaten zugreift: Die Applikation PDMreports erweitert die Basisfunktionalitäten eines PDMSystems zur Erzeugung von Berichten. Mit der erweiterten Abfragegenerierung kann der Anwender auf sämtliche Geschäftsobjekte und deren Relationen der Datenbasis zugreifen, wobei der Umfang der Abfrage nicht beschränkt ist und der Anwender selbst keine Kenntnisse in der speziellen Skriptsprache des PDM-Systems besitzen muss. Die Menübefehle und Dialogfelder des PDMreports sind nahtlos in das PDM-System integriert. Der Anwender formuliert seine Anfragen mit Hilfe der dynamisch erstellten Eingabemasken. Diese erlauben es ihm, ohne aufwändige Schulung oder gar Programmierwissen, die von ihm benötigten Verbau-Angaben, Produktstrukturen oder Ablaufpläne von Bauteilen kombiniert mit Randbedingungen, wie beispielsweise Datum und Erzeuger, zu generieren. Die ein- oder mehrstufigen Eingabeformulare ermöglichen, angepasst an die unternehmensinternen Spezifikationen und Bedürfnisse, die Erstellung auch umfangreicher Anfragen. Routinemäßige Berichte lassen sich mit PDMreports in vordefinierten Queries speichern und verwalten. Die Ausgabe der Suchobjekte, deren Relationen und Attribute erfolgt in dem anwendungsneutralen XML-Format. Ein zusätzliches Modul erzeugt hieraus sowohl druckfähige Ausgabedateien, wie PDF, PCL oder Postscript, als auch Formate zur Weiterverarbeitung mit anderen Anwendungen, z.B. HTML, RTF oder TXT. Damit kann das Layout des Reports frei gestaltet und so der Corporate Identity des Unternehmens angepasst werden. PDMreports kann in unterschiedliche PDM-Systeme implementiert werden, wobei die Architektur des Systems keine Rolle spielt. Eine besonders tiefe Integration ist in die PLM-Lösung von MatrixOne möglich. PDMreports unterstützt den Einsatz unter den gängigen Betriebssystemen (Unix, Linux und MS Windows).